품질경영 시스템 수립 10원칙

< 품질경영 시스템 수립 10원칙 >

1) 현재 하는 방법을 시스템으로 채택하라

  회사마다 능력과 규모가 다르므로, 타 회사의 것을 밴치마킹하여 자기회사의 현실에 적합하도록 수정하여야 한다. 품질시스템 수립시 대부분 타 회사의 시스템을 참조하는 것이 일반적이다. 그러나 참조한 시스템이 자기 회사 시스템과 어떻게 다른지, 왜 그렇게 구축하여 실행하고 있는지를 따져본 후 자기 회사에 적합하게 구축해야 한다.

2) 많은 경우의 수를 가능한 한 하나의 경우로 수렴하라

  각 부서간 다양한 업무이지만 중복되고 통용되는 업무의 경우는 하나의 절차와 문서로 규정화해야 한다.

3) 오해의 소지가 없도록 요구사항을 명확히 하라

시스템의 수립자가 어떤 요구사항의 진의를 파악하지 못하면 오해가 발생하게 된다. 이를 해결하려면 ‘품질시스템 수립자의 자질’ 향상을 중요시해야 한다.

4) 실수를 방지하기 위하여 절차를 단순화하라

실수란 원래의 틀에서 벗어나는 순간부터 다량 발생될 수 있고, 또 발생되고 있는 것이 현실적 으로 중요한 문제중의 하나이므로, 사용자의 실수를 방지하기 위해서는 그 절차가 일반적인 관행과 일치하는지 검토하여야 하며, 그 단계를 가능한 단순화 하여야 한다.

5) 가능한 한 문서의 범위를 축소하라

  담당직무별, 부서별 부여된 업무범위를 제한하여 구체화 한다.

6) 중요 항목은 빠져나갈 수 없도록 관리방안을 강화하라

“모든 일을 다 잘하라”라고 하는 것은 역설적인 면에서 보면 매우 불명확한 표현이다. 많은 요구사항을 규정하고 있는 품질시스템에서도 아주 중요한 요구사항과 조금은 덜 중요한 요구사항이 있을 것이므로 중요한 요구사항은 별도로 강조되어야 한다는 뜻이다. 그 강조의 방법은 중요하다고 말로 만 설명할 것이 아니라 달리 빠져나갈 수 없는 관리방법을 수립해야 한다는 것이다.

7) 전체적인 입장에서 시스템을 수립하라

어느 조직이든 일련의 업무에 대하여 그 범위를 공평하고 타당하게 구분하는 것은 그리 쉬운 일이 아니다. 품질시스템 수립의 기본목적 중의 하나가 업무분장 내역을 문서화하여 서로 업무가 중첩되는 곳에서 발생할 수 있는 문제를 사전에 방지코자 하는 것인데, 업무분장 자체가 부당하여 큰 불만이 야기되는 경우라면 적절한 시스템이라고 볼 수 없을 것이다.

따라서, 회사 전체 입장을 생각하고 그 효율성과 타당성에 근거하여 시스템을 수립해야 한다는 것이다.

예를 들어 “품질 부서장은 품질매뉴얼, 설계절차서 기술, 업무절차서, 검사 및 시험절차서 등 각 분야의 절차서에 대한 작성 책임이 있다”라고 하기보다는 “품질 부서장은 품질매뉴얼의 작성 책임이 있으며, 각 부서의 장은 업무에 필요한 각각의 절차서를 작성할 책임이 있다”라고 업무의 배분을 균형감있게 전문성이 유지될 수 있도록 하여 시스템을 구축하라는 의미이다.

8) 환경조건과 자신의 능력을 고려하라

시스템을 실행,·유지,·관리하는 과정에서 열악해지기 쉬운 부분(시간적으로 일시에 다량의 업무 가 발생되어 처리하는 경우: 건설업의 경우 다량의 레미콘을 주어진 시간동안 타설해야 할 경우 등)에 대해서는 강화될 수 있도록 하라는 의미이다.

ISO 규격에서는 ‘불필요한 일’, ‘불합리한 일’을 하도록 강제로 요구하고 있지는 않다는 것을 강조하며, 시스템수립시 주의해야 할 원칙을 다시 한번 유의해야 할 것이다.

9) 결과가 투자보다 훨씬 큰 생산적인 시스템만 채택하라

인간을 생산적인 활동으로 유도하는 인자 중의 하나로 보아 ‘성취도’를 느끼도록 하는 것으로서, 모든 인간은 투자보다도 투자의 효과가 더 크기를 원하며, 자기가 하는 일이 생산적인 것이 되기를 원하므로, 이러한 인간의 자연스러운 욕망을 충족시킬 수 있도록 시스템을 구축하자는 의미이다.

10) 이미 수립된 시스템을 변경하는 데에는 최대한 인색하라.

어떤 절차를 변경할 때에는 다른 절차와의 연관성, 그것이 가져올 부작용, 변경 이유의 타당성, 변경내용의 합리성 등을 면밀히 검토한 후 변경하여야 하며, 시스템 사용자 들의 수용태도 및 능력을 고려하여 가능한 한 대폭적 변경은 피하는 것이 바람직 하다.